Evolution Online – EON
Procurement management – rešenje za upravljanje nabavkama
O klijentu
UNIQA Srbija članica je jednog od vodećih evropskih osiguravajućih koncerna ̶ austrijske UNIQA grupe, koja s tradicijom dugom 200 godina posluje na 18 tržišta Evrope i broji 9.6 miliona klijenata. U Srbiji ima tradiciju poslovanja dugu više od 20 godina. Od osnivanja do danas UNIQA je sklopila čak tri miliona polisa s više od 500.000 ljudi različitih generacija, nivoa i tipova obrazovanja i životnih planova, velikih i onih malo manjih kompanija, iskusnih i početnika…
Kontekst
Poces nabavke unutar velike korporacije uvek i svuda predstavlja veliki izazov. Potrebno je organizovati nabavku robe i usluga na takav način da proces rada teče bez zastoja, da svaka organizaciona jedinica ima sve što joj je neophodno za obavaljanje dnevnih aktivnosti, a da, s druge strane, budu ispoštovani definisani budžeti, odnosno da potrošnja ne prelazi planirane vrednosti.
Tokom procesa nabavke, komunikacija mora biti maksimalno uprošćena i transparentna, tako da svako u bilo kom trenutku može imati informaciju o tome u kom statusu je zahtev za nabavkom, da li je nabavka odobrena, da li je roba poručena, koje su cene. Kao i najveći broj kompanija na tržištu, UNIQA je prethodno ceo proces obavljala putem emailova i ručnih ili poluatomatizovanih procesa. Kao kompanija koja je jedan od tehnoloških lidera na tržištu osiguranja, rešila je da odgovori na ovaj izazov i stvori mogućnosti za dalje širenje poslovnih kapaciteta, bez straha da bi ovaj proces mogao postati usko grlo.
Rešenje
Po dobijanju ovog posla, uradili smo analizu celokupnog procesa nabavke, od inicijalnih godišnjeg planiranja i budžetiranja, preko zahteva za nabavkom, procesa odlučivanja, kontaktiranja dobavljača i same isporuke robe. Definisan je set novih poslovnih procesa, a na osnovu njih, dizajnirano je moderno softversko rešenje bazirano na web tehnologijama, s ciljem potpune automatizacuje procesa planiranja, nabavke i dostave nabavljene robe, materijala i usluga.
Kao osnovu, sistem je morao da ispoštuje organizacionu strukturu kompanije, i na osnovu toga da implementira vezu troškovnih centara organizacionih jedinica, budžetskih linija i organizacione hijerarhije. Svaki zaposleni dobija mogućnost trebovanja potrebnih sredstava, ali je svaka naružbenica morala da prođe proces odobravanja od strane nadređenih unutar linijske organizacije.
Klijent:
Uniqa osiguranje
Industrija:
Osiguranje
Veličina klijenta:
Veliko preduzeće
Period:
2013-
Status:
Izvedeni sistem je u upotrebi i konstantno se unapređuje
Kategorija:
Razvoj namenskog softvera, Biznis analiza, Upravljanje projektima
Tehnologije:
HTML CSS Javascript Jquery .NET ASP.Net C# MSSQL MS Reporting Services
Integracije:
BPMS DMS Uniqa core sistem
Specifičnosti:
Integracija sa BPMS alatom i primenu sistema odlučivanja o konkretnoj nabavci
U skladu s tim, kreiran je administrativni modul, integrisan s centralnim informacionim sistemom kompanije u domenu osnovnih šifarnika zaposlenih, hijerahije zaposlenih, troškovnih centara, organizacione strukture…
Sistem je usklađen s godišnjim budžetiranjem kompanije i, u skladu s tim, svaka organizaciona jedinica, odnosno njen troškovni centar dobija godišnji budžet za nabavke. Budžeti su projektno ustrojeni, odnosno svaki troškovni centar je imao osnovni godišnji budžet, a uz njega je mogao imati i dodatne budžete po osnovu različitih projekata. U slučaju probijanja budžeta i u zavisnosti od podešavanja, sistem ima mogućnost da automatski odbije narudžbenicu ili da ostavi na ručno odlučivanje nadređenom da li će je prihvatiti.
Centralni magacin, kao centralno mesto u kompaniji gde sva roba dolazi od dobavljača i dalje se distribuira po organizacionim jedinicama, dizajniran je na izuzetno fleksibilnoj osnovi koja omogućava lako mapiranje artikala na strani dobavljača s artiklima koji se koriste prilikom procesa trebovanja/naručivanja od strane zaposlenih unutar kompanije. Na taj način, izbegnuta je opasnost od nepotrebnog kreiranja duplih artikala unutar baze, a samim tim, i usložnjavanje procesa kreiranja narudžbenice samo zato što različiti dobavljači imaju različite šifre istog artikla.
Kao i samo šifriranje artikala, i cena je formirana na nivou interne šifre artikla i predstavlja orijentacionu, informativnu cenu po kojoj je rađena prethodna nabavka i ne garantuje da će i nova nabavka biti po istoj ceni. Međutim, ovo je veoma bitna informacija kada se ima u vidu praćenje potrošnje budžeta jer na ovaj način sistem automatski preračunava koliko bi orijentaciono iznosila željena nabavka i da li je to u ovirima definisanog budžeta.
Nakon što je narudžbenica kreirana od strane zaposlenog, odobrena od nadređenog, ona dolazi kod zaposlenih u službi nabavke koji je prosleđuju dobavljačima. Sistem je tako definisan da je omogućeno spajanje više internih naružbenica u jednu u slučaju da se roba naručuje od istog dobavljača. Kada dobavljač pošalje svoju ponudu, operater službe nabavke po potrebi unutar zahteva za nabavkom koriguje podatke o uslovima nabavke (cene, raspoloživost, alternative, uslovi isporuke…) i izmenom statusa dokumenta „obaveštava“ naručioca nabavke.
Ukoliko je naručilac saglasan s uslovima nabavke, potvrđuje je, što je automatski signal za službu nabavke da odobri isporuku robe dobavljaču.
Roba/usluge se mogu isporučiti direktno na lokaciji troškovnog centra koja je inicirao nabavku, ili se isporučuju u centralni magacin, pa odatle distribuiraju dalje.
Po isporuci robe/usluga i njihovom zaprimanju, sistem automatski ažurira robno i finansijsko zaduženje datog troškovnog centra (centralnog magacina) i omogućava izveštavanje u realnom vremenu. Svaki korisnik s odgovarajućim korisničkim pravima može videti potrošnju troškovnih centara za koje ima prava uvida.
Rešenje je implementirano u skladu sa najmodernijim Microsoft tehnologijama za razvoj web platformi. Zahteva minimalno resursa i tehničkog održavanja.
Benefiti
Od prvog dana operativne upotrebe, sistem se pokazao kao veoma fleksibilan i jednostavan za rad krajnjih korisnika. Vreme potrebno za kreiranje nabavke je u startu prepolovljeno, a ceo proces je propraćen izuzetno visokim stepenom trensparentnosti. Svaka nabavka je pravilno evidentirana i celokupan proces vidljiv svim učesnicima.
Nabavka sredstava je maksimalno optimizovana jer je centralni magacin ažuriran u realnom vremenu, tako da svaki zainteresovani zaposleni može videti da li je sredstvo već u kompaniji ili mora čekati sa isporukom.
Sistem izveštavanja, od predefinisanih izveštaja (npr. potrošnja po budžetskim linijama) do sofisticiranih izveštaja kreiranih od strane administratora sistema (korisnici s najvećim setom ovlašćenja u sistemu) omogućava jednostavno planiranje i pravovremeno naručivanje. Moguće je postaviti obaveštenja za željene artikle koji se nalaze u redovnoj potrošnji (npr. papir za štampu), kako bi, u slučaju određene minimalne količine na stanju centralnog magacina, zaposleni odmah mogao da kontaktira dobavljača i pravovremeno nabavi količinu potrebnu za regularno odvijanje poslovnih procesa unutar kompanije.
PIB: 102789279
170-30005036000-02
170-30005036000-02
PIB: 102789279